概要・機能 – HAKONE® for Notes ： Notes再活性化ツール

タコツボ化・情報洪水の解決

• 長年にわたり出し手の視点でつくられてきたノーツDBの文書を、情報を利用する受け手の視点で整理します。DB横断で共通した分類軸を用い、文書情報を縦横２軸のシンプルなマトリックスに表示します。
• 受け手にとって必要な情報だけをフィルタするオプトイン機能を、コミュニティという概念で実現します。組織の枠にしばられることなく、情報共有が必要な人々をコミュニティとしてグルーピングすることで、効率的なコラボレーションを支援します。

グループ内情報格差の解消

• グループ企業の多い組織、非正社員雇用の多い組織では、情報格差問題が深刻です。多くの企業が、運用にコストのかかるノーツクライアントおよびノーツIDをどこまで配布すべきか悩んでいます。HAKONEによるWebナビゲーションやWebコラボレーション機能を用いれば、ノーツクライアントの提供範囲を本当に使うべきユーザーだけに絞り込むことができます。

混乱のないスムーズなバージョンアップ

• バージョンアップと同時にいくつかのDBをWeb化する場合、ユーザー部門との間に軋轢が生じることがあります。ノーツクライアントに慣れている現場では、単純なWeb化は不適切です。HAKONEはノーツクライアントとWebブラウザを併用するハイブリッドソリューションです。社内世論が大きく割れることによるモラルの低下を防ぎ、Web化をソフトランディングで実現します。

情報基盤の「オープンな環境」へ移行

• 情報共有基盤として、各社が様々なツールを提供し続けている中、先見性をもって正解を見つけ出すのは至難の業です。責任者としてはできるだけ変化に強い柔軟なシステムにしたいところです。しかし、ノーツを使い続けるにせよ、他社製品に移行するにせよ、１つの技術プラットフォームに囲い込まれると、簡単に乗り換えることが難しくなります。HAKONEのハイブリッド環境では、将来的にWeb寄りにするか、IBM提唱のマネジメントクライアント主体にするか、どちらを選んでも親和性の高いシステムを構成することができるため、リスクの低い投資となります。

1. マトリックスビューでノーツ文書とWeb文書を分類・整理

　対象の文書がノーツにあるか、Webで管理されているかを意識することなく、ユーザーはただ縦と横で見慣れたキーワードを２回クリックするだけで目的の情 報に辿り着くことができます。例えば「縦軸に商品、横軸に業務フェーズ」のように構成した分類軸を組み合わせ、該当する情報に簡単に辿り着くナビゲーションを提供します。

2. コミュニティとレイヤによる現実的なアクセスコントロール

　HAKONEでは、同じ情報を共有する単位としてコミュニティの概念を採用し、業務や職種単位でまず大括りにグルーピングします。ここにレイヤという職 位・職階の概念を制御するのに適した仕組みを重ね合わせ、課長以上が閲覧可、あるいは非正社員は閲覧不可といった、ビジネスシーンでよく見かけるアクセス コントロールをエンドユーザーが迷わない操作で簡単に実現し、設定の煩雑さが生む事故を防ぎます。さらに、少人数での共同作業をセキュアに行うためのプロジェクトルーム機能も提供しています。

3. 物言わぬ社員の声を拾うフィードバック

　HAKONEでは、ユーザーは閲覧した文書に対して５段階で「役立ち時間」を投票します。集計した数値をROIの測定に役立てることも可能ですが、物言わぬ社員の声を比較的簡単に集められることが、この機能の最大のメリットです。
　 普段無口な社員に「自発的にブログを書きなさい」と指示しても難しいものです。しかし、「本社が作成した文書に対して自由に意見してよいです」という運用を行うなど一工夫することで、現場からの声を吸い上げやすくなります。

4. 電話帳2.0 + SNS = Know-Who Directory

　従来の電話帳をより高度化し、ユーザーのブックマーク機能などSNS的な要素を加えたのがKnow-Who Directoryです。機能やUIの目新しさもさることながら、ノーツユーザーにとっての最大のメリットは、ユーザーを軸にしたDB横断の文書投稿履歴機能でしょう。そのユーザーがどのような文書を作成してきたのかをみることで、背景情報や業務知識のレベルを把握することができます。

1. ノーツDBと同期をとるDynamic Link

　HAKONEからNotes文書へのリンクは単なる静的なリンクとは異なり、ノーツDB内の文書の更新・削除を常にチェックして同期1)をとります。業務文書マニュアルなど文書の改定や統廃合が繰り返されるDBをHAKONEにマッピングして広くユーザーに公開する場合にも、面倒なリンクのメンテナンスは一切不要です。

1)同期でコンテンツが更新されるのはDominoサーバー→HAKONEの片方向のみです

2. フィールドの値をコンテンツ分類に活用できるFlexible Mapping

　HAKONEのFlexible Mapping機能により、重要な情報資産の一部である文書内各フィールドの値を情報分類のメタデータとして有効に活用することができます。もちろん既存のノーツDBで管理されているカテゴリ、ステータス、発信部署、プロジェクトなどのフィールドの値を活用して、HAKONEのコンテンツ分類を行うことも可能です。
　HAKONEの導入を機に、分類の軸を整理されるお客様も多数いらっしゃいます。分類軸や粒度の設定にもノウハウが必要です。成功の確度を高めたいとお考えであればコンサルティングサービスをあわせてご活用下さい。

3. 文書の利用状況を「見える化」するAccess Tracking

　HAKONEでは、HAKONE上の活用状況はもちろんのこと、Dominoサーバーの文書・ユーザー単位の詳細なログを取得するNotesWatcherと連携することで、それぞれの文書がノーツ上でどれだけ活用されているか閲覧ユーザー数もあわせて「見える化」することが可能です。 エンドユーザーコンピューティングを推進したことで出し手に都合のよい情報共有に慣れたノーツユーザーを、自分の出した情報の利用状況を「見せる」ことで、受け手視点に意識改革を促します。

4. 添付ファイルの中身も探す全文検索Integrated Search

　HAKONEでは、ノーツDBに対応した検索エンジンを組み込むことで、ノーツ文書や添付ファイルを含めた全文検索機能を、ユーザーフレンドリーな HAKONEのWeb画面から利用することが可能です。2006年11月現在、ノーツ検索で実績の多いアクセラテクノロジ社のBizSearchを採用しており、今後IBM社が提供しノーツと親和性の高い大規模向けのOmniFindやユーザーが使い慣れたGoogle社が提供する企業向け製品 Google Search Applianceにも対応していきます。