情報資産棚卸がもたらすオフィスワーカーの生産性向上

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CMO（最高マーケティング責任者）
吉田　健一

フォルダ構造とインデックス構造

　情報分類は難しい。それだけで、分類学（タクソノミー）とよばれる学問が成り立つほどである。そもそも、学問の歴史は、分類の歴史であるといってもよい。ここで、情報を分類するときの方法に２種類あるので紹介しておく。１つは「フォルダ構造」、もう１つは「インデックス構造」である。

　「フォルダ構造」とは、その名のとおり、マイクロソフト社Windowsの「フォルダ構造」をイメージしてもらえばよい。「営業部門＞営業日報＞10月分」という階層を降りていく分類方法だ。正直、この「フォルダ構造」が今日の情報分類の複雑さを生み出している元凶といってもよい。「フォルダ構造」はコンピューターからすると処理しやすい分類方法であるが、人間の思考パターンや実際の世の中の事象は「フォルダ構造」にはなっていない。この「フォルダ構造」、正式には「MECE」という。「MECE」とは、Mutually Exclusive Collectively Exhaustiveの略で、訳すと「漏れなくかつダブりなく」ということである。コンサルティング会社では、論理を構造化したり、課題を分析していくときに「MECE」構造を使う。「MECE」は、論理的に処理しやすい（コンピューターでも処理できる）ため大いに利用価値は高いのだが、実際の情報を「MECE」で分類しようとすると極めて困難であることが多い。例えば、自動車メーカーが「セダン」「ワゴン」「RV」「ミニバン」といった分類体系で情報を整理しようとした時に、RVタイプのミニバンが発売されたらどこに分類するのか。そもそも、「RV・ミニバンの営業戦略資料」はどちらに入れればよいのか。

　この「フォルダ構造」とは別の考え方に「インデックス構造」という考え方がある（図14）。これは、各情報をどこかの分類に入れ込むのではなく、各情報に「札」をつけていくイメージである。例えば、「RVとミニバンの営業戦略」という情報は、「RV」と「ミニバン」の両方のカテゴリに紐づける。情報によっては全てのカテゴリに紐づくものもあるだろう。「RV」をみたときも、「ミニバン」をみたときも、「RVとミニバンの営業戦略」の情報にたどり着けるわけだ。また、インデックスには複数次元もありえる。例えば、業務改革の結果をまとめたドキュメントを蓄積するのであれば、組織、業務分類、目的の３つの軸で分類・カテゴリ体系を作り、それぞれの次元でどこに位置付けられるかを紐づけていく。実際の情報を分類する際には、この「インデックス構造」のほうがすっきり整理できることが多い。

　社内の情報分類体系を作るときは「カテゴリ構造」「インデックス構造」の両側面から検討することをお勧めしたい。そして、情報を蓄積するツールを選ぶときも、どちらの構造で分類できるのかに気をつけて選択してほしい。