- 現在位置
- トップ > 事例・レポート > ホワイトペーパー 『VISION』 > 情報アクセス最適化のための5つのGSP
ビジネス･プロダクティビティ研究会
近藤 正俊（こんどう まさとし）
プリンシパルコンサルタント
総合電機メーカにおいて防衛システム（C4I2）の設計や国内外の内外事例等の調査・研究を経てリアルコムに参画大手企業における全社情報戦略立案、システムグランドデザイン設計など、
ビジネス面、テクノロジー面双方の視点からのコンサルティングを得意とする
情報アクセス最適化のための5つのGSP
～ 社内情報を探せない原因は、検索エンジンだけではない ～
------------------------------------------------------
プリンシパルコンサルタント
近藤 正俊
「ビジネス･プロダクティビティ研究会」（以下、BP研究会）の第一回例会では、ポータルを構築・運営する際の「SharePointのより良い使い方＝GSP（Good SharePoint Practice）」についてのベンチマーキングスタディを行った。
「社内情報を探す（情報アクセス）」の話になると、とかく「検索エンジン」に注目が集まりがちだが、実はそれだけではこの課題はまったく解決しない。ではどのようにアプローチすればいいのか？その問いに答えたのが今回の「情報アクセス最適化のための５つのGSP」である。
2009年12月16日（金）、東京・新宿において、BP研究会の第一回例会が開催された。SharePointの利活用を推進している大手企業30社から47名が参加し、活発な情報交換・共有が実施された。
BP研究会の例会では、毎回テーマを決めて集中的にディスカッションを展開していくが、第一回ではテーマとして「情報アクセスの最適化」を取り上げた。
SharePoint導入企業の大半はSharePointをまずポータルとして、つまり社内に多数存在する蓄積情報へのアクセス手段として利用している。BP研究会会員企業のポータルを見ると、各社ともよく考えた設計になっており、SharePoint導入前と比べると情報アクセスが大幅に改善されていることは明らかである。ところがそれでも、依然として「求める情報が見つけられない！探せない！」というユーザー（社員）の声は絶えることがない。なぜだろうか？
情報アクセスの課題に関する「５つの課題要因」
BP研究会では、全社レベルでSharePointを活発に利用している先進ユーザー企業10社（平均ユーザー数は約9,500名）に対し、綿密な調査を実施した。
その結果、情報アクセスに関する課題は、実際にはひとつではなく、下記に示す５つの課題要因から成っていることが明らかとなった。
＜情報アクセスに関する課題 ：５つの課題要因＞
- 検索・SEO：検索エンジンが思うような結果を返してくれない
- ナビゲーション：社内ポータルを見ても求める情報に到達できない
- サイト構成：社内にサイトが乱立して、求める情報がどこにあるのかがわからない
- 運用ルール／体制：情報は時間の経過とともに増える一方なので、導入当初はよくても徐々に探しにくくなる
- SharePointのカバー範囲：そもそも求める情報がSharePoint上になく、SharePointからは到達できないメール・ファイルサーバー・紙などにある
５つの課題要因はそれぞれ性格が異なるため、まずこの５つを切り分けて整理したうえで、それぞれに対して適切な解決策を講じていかなければならない。さらに解決策の中には非IT的なアプローチを要するものも少なくないため、情報システム部門単独でなく、関係部局を巻き込んだ総合的な施策を講じていく必要がある。
「５つの課題要因」それぞれに対応した解決策のプラクティスを、BP研究会では『情報アクセス最適化のための５つのGSP』として体系化した。（「課題」－「課題要因」－「解決策」の関係性については図１を参照いただきたい）以下、順を追って解説していこう。（ただし紙幅の関係上、GSPのすべてを詳述することはできず、ポイントの列記にとどまることはご容赦いただきたい。詳細を学びたい方は、ぜひBP研究会へ！）
