Notes/Dominoでの情報共有：その限界と解決策

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プロダクトグループ 製品開発ディレクター
中澤　徹

ポータルはすべてを解決するか？

　ここ数年、企業情報ポータル（EIP）が情報系システムの次の投資対象として宣伝されることが多くなっている。一般的には、各種文書管理システムなどが乱立している中、情報を一元的に集約、個人の業務に合わせてパーソナライズし、全社での情報共有を実現するとされている。更に、情報共有ポータルにとどまらず、アプリケーション・ビジネスプロセスも統合し、社内から社外へと広がるポータルに進化していくロードマップが示されている。しかし、ポータルを構築するとどんな課題が解決され、何が変わるのであろうか？

　ポータルが提供しているものは、各情報・アプリケーションへのナビゲーションを整理し、アクセスを効率化するプラットフォームである。横断検索も導入され、部門内に閉じていた情報が全社レベルで共有され始めるきっかけとはなっていくだろう。しかし、ポータルを導入するだけで本当の経営効果が出るかと問えば、答えはNoである。それは既存のシステムのまま、既存の業務のやり方のままポータルに集約したところで何も変わらない。ただし、ポータルは使えないというのは早計であり、やり方しだいでは大きな効果を得ることができる。ベンダーの「EIP」「ポータル」といったキーワードに思考停止に陥り、手段が目的化しないためにはどうすればよいのか。

　それは、ポータルを導入する目的を明確化し、現状の課題を把握し、解決してくれる流通･活用、人中心の情報共有を実現できるアプリケーションなどを適切に選定するのである。まず、達成すべき目的・ゴールを明確にする。ここで必ず数値目標を設定しよう。数値目標を設定することにより、現状を把握することができるし、導入による効果・達成度合の進捗を可視化することができる。その後、ゴールを達成するまでのステップを明確にし、解決策をロジカルに積み上げ、ポータルの要件として設計していくのである。

　例えば、ホワイトカラーの生産性向上を達成するために、資料作成と情報収集を効率化すると分解する（このとき、それぞれにも数値目標を設定しておく）。そして、どの職種の人がどういう資料を作成しているか、どういう情報を必要としているかを分析することによって、必要な情報を必要なときに入手できるようにポータルを設計していく。ここで終わらせては手段が目的化してしまうので、設定した数値目標をどれだけ達成しているかをモニタリングし、ゴールが達成されるまで検証と改善を繰り返していくことで、初めて経営効果が実現できるのである。

　ほとんどのベンダーがシステム構築に終始し、このような業務改革をターゲットとした方法論を提示しているベンダーはほとんどないかもしれない。しかし、自社の貴重な時間とコストを投資してまで構築するポータルに何を求めているのか、今一度考えてみてほしい。

Notes/DominoとKnowledgeMarketの連携

　既にNotes/Dominoを利用しているユーザーは、ソフトウェアという無形資産以外にも、３つの資産を持っていることになる。蓄積されている情報という資産、Domino上で作り込んだアプリケーションという資産、そして、使い方に慣れているユーザー教育という資産である。　もし変える必要がないのであれば、これらの資産は有効に活用するべきであり、課題を抱えている部分のみを強化すればよい。

　リアルコムでは、これまでどおりNotes/Dominoを利用しながら、Notes/Dominoに真の情報共有を実現するためのKnowledgeMarketを組み込むことができる連携ソリューション「HAKONE for Notes」を提供している。

　ユーザーは使い慣れたNotesクライアントから各種データベースをそのまま使い続ける。ただし、情報共有を目的としたデータベース（以下DB）については、テンプレートを若干変更することで、利用者がいつ、どの文書を投稿・閲覧したか、利用した結果どういう評価をしたかという、文書の鮮度・品質管理の仕組みを組み込むことができる。これらの情報（既に蓄積されている情報も含む）はダイナミックに人を軸に集約され、Know-WhoDBが構築されるので、人を介した情報流通を促進するベースとすることができる。更に、各DBや組織を越えて情報の流通を促進したり、統合的な検索により情報入手を効率化したりすることもできる。もちろん、KnowledgeMarketの組織を横断したコミュニティでのQ&Aなどを利用することも可能である。これらによって、たこつぼ化しがちなNotes/Dominoの弱点を補い、全社で全体最適化された情報共有が実現できるのである。

　（本稿では連携製品の詳細は割愛する。KnowledgeMarket HAKONE for Notesついては

こちらをご参照いただきたい。）