■「ポータルの情報は伝達したい相手に届かなければ意味が無い
商品情報、社内周知、業務情報など、社内には様々な情報が氾濫している。そして、多くの企業では、社内ポータルサイトが構築され、情報の集約化が図られている。同時に情報発信者は社内ポータルサイトに周知すべき情報を掲載することで社員へ情報を伝達している。
しかしながら、社内ポータルサイトに集約された情報が、本当に伝達したい相手に届いているだろうか。社内ポータルサイトに掲載した情報が見落とされていて、重要な周知内容を一部の社員が知らなかった、という声をよく耳にする。情報発信者は社内ポータルサイトに掲載した事で情報が伝達されていると勘違いしているのではないだろうか。本当に伝達したい相手が、社内ポータルを通じて確実に情報を取得し、その情報を活用していなければ意味が無いのである。
■受け手の属性に応じた情報の出し分けが重要
社内ポータルサイトがもつ"企業内に存在する情報を横断的に集約して、単一のサイトに表示する"という特性上、そこには、社内のあらゆる部門からの大量の情報が掲載されている。それら情報の中には、管理部門の社員にとっては重要だが営業部門の社員には全く関係ないという情報もあるだろう。受け手側は大量に掲載される情報の中から自分に必要な情報を取捨選択しなくてはならない。そのため、重要な情報を見落としていたり、必要な情報を探せないというケースが発生してしまう。
本来、社内情報を集約し情報の検索性を向上させる目的で構築された社内ポータルサイトが、逆に受け手側に情報の取捨選択の手間を科してしまっているのである。
このような課題を解消するには、受け手の属性に応じて情報を適切に出し分けることが必要となる。例えば、社内周知情報を掲載するTOPICSのようなメニューがある場合、そこに社内業務手続情報、商品情報、提案書の更新情報、法令変更情報などが混在して掲載されていると、重要な商品情報が他の大量な情報に埋もれてしまい、営業部門の社員が見落としてしまうというケースが発生する。営業部門の社員に必ず伝達したい情報は、全社TOPICSとは別に営業TOPICSのようなメニューを設け、情報の出し分けを行えば見落とされる可能性はかなり低くなる。また、受け手側の営業部員も、業務が忙しい時は営業TOPICSだけを確認し、時間に余裕がある時に全社TOPICSを確認するという事が出来る。
受け手に情報の取捨選択の手間を科していないか、もう一度社内ポータルサイトの構成を見直して頂きたい。
■伝達性を見える化するヒートマップ分析
情報の伝達性を見える化する手法としてヒートマップ分析という手法がある。ヒートマップとは、Webページ上で利用者の閲覧状況を、Webページに重ね合わせる格好で頻度や程度を色分けして分布を示した図の事である。ヒートマップを分析することで、どの属性の閲覧者がどのメニューを頻繁に閲覧しているかを見える化する事が出来る。
社内ポータルサイトにおいてもこのヒートマップを作成する事で、社員の属性毎にどのメニューを閲覧しているのかを見える化し、現在の情報配置で本当に情報を届けたい相手が確実にそのメニューを閲覧しているか分析できる。
当社では社内ポータルサイトの情報伝達性向上という課題に対し、ヒートマップ分析を用いたコンサルティングサービスを提供している。社内ポータルサイトの情報伝達性はもちろん、社内ポータルサイトの活性化に是非お役立ていただきたい。
（ビジネスコンサルティングユニット シニアコンサルタント 渡部 勇樹）
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